Come ottimizzare la produttività con lo smart working

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Come ottimizzare la produttività con lo smart working
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Lo smart working è una particolare modalità lavorativa di cui sentiamo parlare da diverso tempo in Italia. L’attenzione verso il lavoro smart è cresciuta sempre di più negli ultimi anni. Secondo l’Osservatorio di Smart Working del Politecnico di Milano, il 58% delle grandi imprese ha introdotto iniziative concrete per adottare questa nuova modalità di lavoro, soprattutto nelle PMI. Con l’emergenza Covid-19, molte aziende che non avevano ancora considerato le potenzialità dello smart working si sono trovate a doverlo attivare in breve tempo, molto spesso senza avere la minima idea di come gestirlo per ottimizzare la produttività “a distanza”.

Oggi vogliamo aiutarti a organizzare al meglio il lavoro in azienda fornendoti qualche consiglio tratto anche dalla nostra esperienza. Il team di Be-We sfrutta lo smart working da diverso tempo e per questo vogliamo condividere con te semplici accorgimenti essenziali per affrontare il cambiamento. Iniziamo!

Cos’è lo smart working?

Lo smart working è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato che consente lo “svolgimento della prestazione lavorativa, basata sulla flessibilità di orari e di sede e caratterizzata, principalmente, da una maggiore utilizzazione degli strumenti informatici e telematici, nonché dall’assenza di una postazione fissa durante i periodi di lavoro svolti anche al di fuori dei locali aziendali“.

Ci sono tre elementi chiave che ci consentono di definire questa modalità lavorativa:

  • L’uso delle tecnologie collaborative, al posto di sistemi di comunicazione rigidi.
  • La riorganizzazione degli spazi di lavoro, oltre le mura dell’ufficio tradizionale.
  • La revisione della leadership e del rapporto tra manager e dipendente, basato sulla fiducia e non sul controllo.

Il lavoratore diventa responsabile del proprio lavoro, consapevole dei risultati che deve raggiungere, rispettoso del lavoro in team ma soprattutto, autonomo nel definite i tempi e le modalità di svolgimento delle attività.

Non vogliamo dilungarci troppo sulla definizione dello smart working, non è questa la sede giusta. Vogliamo solo darti qualche punto essenziale su cui riflettere, anche per comprendere meglio gli elementi indispensabili per l’ottimizzazione della produttività in smart working.

Per approfondire l’argomento ti suggeriamo la lettura del “Jobs act del lavoro autonomo: la legge pubblicata in Gazzetta“.

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#1 Organizzare la giornata lavorativa

L’aspetto più importante per ottimizzare la produttività quando si lavora in smart working è: organizzare la giornata lavorativa. Da un lato l’azienda deve definire orari di lavoro ben precisi, inizio e fine, entro cui il dipendente deve essere disponibile, dall’altro lato il dipendente deve rispettare questi orari. Poiché il lavoratore in smart working non è un freelance che può scegliere di svolgere la sua attività a qualunque ora del giorno e della notte ma collabora all’interno di un team, rispettare questi orari è essenziale.

Nel corso della giornata lavorativa poi, ogni dipendente, potrà modulare i propri task come meglio crede, sempre in stretta collaborazione con il resto del team.

#2 Rispettare la work-life balance

Il primo punto si ricollega a questo secondo punto: la work-life balance. Avere degli orari di lavoro da rispettare è un buon modo per evitare di lavorare ad oltranza e dedicarsi alle proprie passioni e interessi nel resto della giornata. Questo è importante per svolgere l’attività lavorativa con più energia.

Soprattutto se i dipendenti non hanno mai lavorato da casa e sono abituati a lasciare il proprio appartamento tutte le mattine per raggiungere l’ufficio e avere degli scambi con i colleghi, anche una semplice pausa caffè, potrebbero reagire male a questo cambiamento improvviso. Questo malumore potrebbe poi ripercuotersi negativamente sulla produttività.

Cosa può fare l’azienda? Mantenere un dialogo informale con i dipendenti, chiedere come vanno le cose a casa, scherzare e condividere aspetti che non hanno nulla a che vedere con il lavoro. Questo allenterà la tensione anche durante le ore lavorative. Una buona azienda dovrebbe anche esortare i propri dipendenti a rispettare l’orario di inizio e fine, per dedicare il resto del proprio tempo alla propria famiglia e ai propri interessi.

#Imparare a gestire i tempi e la comunicazione

Avrai capito dunque che la gestione dei tempi è un punto focale nello smart working, sia da parte dell’azienda che da parte del dipendente. Ecco perché è importante fissare degli obiettivi e delle tempistiche da rispettare. Questo aiuterà l’azienda ad avere un maggiore controllo sui dipendenti e i lavoratori potranno organizzare il proprio calendario con più attenzione.

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Gestione tempi smart working

Per definire gli obiettivi al meglio è essenziale la comunicazione tra i collaboratori. Skype e Google Hangouts sono solo due dei tanti strumenti gratuiti che è possibile usare per mantenere dei contatti con il proprio team. Anche una semplice chiamata a inizio giornata, oppure a fine giornata per fare il punto della situazione, possono essere di grande aiuto. Non dimentichiamoci delle email per inviare materiale o indicazioni specifiche e non perdere mai di vista gli obiettivi.

#4 Gli strumenti per lo smart working

Infine, un aspetto indispensabile quando si parla di smart working, sono gli strumenti adatti per un lavoro efficiente. In particolare, una connessione Wi-fi e un pc dotato di tutti i programmi. L’azienda deve essere certa che il lavoratore disponga di questi strumenti per poter svolgere le proprie mansioni.

Inoltre, è importante avere uno spazio ben organizzato, un ambiente ben preciso della casa nel quale si andrà a svolgere il lavoro. Questo aiuterà il dipendente a concentrarsi meglio, evitare di procrastinare e di pranzare o cenare con il pc aperto sul tavolo. Concentrare il lavoro in un ambiente ben preciso sarà utile anche per mantenere una maggiore separazione tra lavoro e vita privata.

Ti lasciamo qui di seguito un’infografica che riassume i punti di cui ti abbiamo parlato con qualche suggerimento in più. Buon smart working! 😉

Infografica smart working

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Laura

Laura Serrenti

Social Media Manager di Be-We srl

Appassionata di viaggi, serie tv e strategie di comunicazione. Dopo una Laurea in Comunicazione e Psicologia presso l’Università degli Studi Milano Bicocca, decide di tornare in Sardegna, la sua amata terra, per iniziare il suo percorso lavorativo alla scoperta del Digital Marketing, in particolare i Social Media.

Grazie all’esperienza coltivata lavorando in diverse realtà aziendali oggi si dedica ai diversi progetti con passione ed entusiasmo.

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